費(fèi)用報(bào)銷是會計(jì)核算中發(fā)生頻次最高的事項(xiàng)。很多費(fèi)用會計(jì)人員工作一段時(shí)間后會發(fā)現(xiàn)工作中的幾個亂象：二級科目越加越多、科目重疊交叉、其他費(fèi)用龐雜隨意。為什么會出現(xiàn)這樣的亂象呢，很大程度上是因?yàn)橘~務(wù)初始化之初會計(jì)人員對費(fèi)用科目的明細(xì)科目設(shè)置缺乏前瞻性與系統(tǒng)思維。
依據(jù)費(fèi)用性質(zhì)分大類排序。
以管理費(fèi)用為例，費(fèi)用可梳理為以下七類：
薪酬類費(fèi)用：主要核算管理部門人員的工資、獎金、五險(xiǎn)一金、福利費(fèi)等；
日常類費(fèi)用：管理部門經(jīng)常發(fā)生的日常費(fèi)用，如辦公費(fèi)、交通費(fèi)、圖書資料費(fèi)、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通信費(fèi)、快遞費(fèi)等；
專項(xiàng)費(fèi)用：培訓(xùn)費(fèi)、審計(jì)費(fèi)、中介服務(wù)費(fèi)等；
辦公場所類費(fèi)用：辦公場所租賃費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、水電氣暖費(fèi)等；
攤折費(fèi)用：固定資產(chǎn)折舊、無形資產(chǎn)攤銷、長期待攤費(fèi)用分?jǐn)偟龋?br />
資產(chǎn)減值：減值準(zhǔn)備、存貨跌價(jià)準(zhǔn)備固定資產(chǎn)減值、無形資產(chǎn)減值等；
其他費(fèi)用：上述分類不涵蓋的費(fèi)用。
銷售費(fèi)用的分類與管理費(fèi)用分類大致相同。區(qū)別在于銷售費(fèi)用中的專項(xiàng)費(fèi)用主要為廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)、市場推廣費(fèi)等，銷售費(fèi)用不包括資產(chǎn)減值。
對費(fèi)用區(qū)分大類一方面可以方便管理，有利于事后分析；另一方面可以讓費(fèi)用歸集有序，避免重復(fù)設(shè)置二級科目。
第二，二級科目編號要留出擴(kuò)容空間。
二級科目的設(shè)置首先要保證當(dāng)前費(fèi)用都有記錄之處，一段時(shí)間過后可能會有新的費(fèi)用名目出現(xiàn)，費(fèi)用科目自然也應(yīng)相應(yīng)增加。
費(fèi)用科目增加需要錄入賬務(wù)系統(tǒng)，新增科目編碼以不打亂原有的科目體系為宜。如管理費(fèi)用科目編號6602，薪酬類費(fèi)用的科目編號可以從6602 01 01-6602 01 99。601代表“管理費(fèi)用”，01代表“薪酬類費(fèi)用”，最后的01-99代表三級費(fèi)用科目。6602 01 01-6602 01 99一共可容納99個三級科目，足可保證費(fèi)用科目擴(kuò)容。“管理費(fèi)用-其他費(fèi)用”科目編碼一般會設(shè)置為6602 99。
第三，費(fèi)用科目不可交叉。
每個費(fèi)用科目設(shè)置后，應(yīng)確定它的核算范圍，涵蓋在核算范圍內(nèi)的費(fèi)用名目不要重復(fù)設(shè)置明細(xì)科目。譬如，業(yè)務(wù)招待費(fèi)與禮品費(fèi)，交通費(fèi)與過橋過路費(fèi)。如果需要將費(fèi)用核算得更加明細(xì)化，可以平行設(shè)置不重疊多個科目，譬如將“五險(xiǎn)一金”科目分解為“養(yǎng)老保險(xiǎn)”、“醫(yī)療保險(xiǎn)”、“工傷保險(xiǎn)”、“生育保險(xiǎn)”、“失業(yè)保險(xiǎn)”、“住房公積金”六個三級科目。
第四，其他費(fèi)用要瘦身。
如果費(fèi)用二級科目建得太少，費(fèi)用歸集時(shí)常會發(fā)現(xiàn)找不到地方擱。一些會計(jì)人員為了省事，會將之記入“其他費(fèi)用”，最后“其他費(fèi)用”就成了費(fèi)用垃圾筐。一時(shí)固然省事了，后果是后續(xù)的費(fèi)用分析會困難重重。對“其他費(fèi)用”瘦身，的方法是將經(jīng)常發(fā)生的費(fèi)用名目增設(shè)為新的二級或三級科目。
第五，科目層級不要設(shè)置太多。
費(fèi)用核算要做到清晰，就需要減負(fù)。費(fèi)用科目清爽，也是減負(fù)精神的體現(xiàn)。建議費(fèi)用核算到三級科目為止，就不要設(shè)置四級科目了。科目層級越少，出錯的概率就越低。如果需要將三級科目核算的內(nèi)容明細(xì)化，可以將明細(xì)項(xiàng)直接增設(shè)為三級科目。
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